• 求知导刊杂志社
当前位置: 主页 > 刊社新闻 > >详细介绍
资讯信息

高校档案管理体制与发展研究

时间:2019-07-26 来源:《求知导刊》杂志 作者:admin 点击:
 【摘要】高校档案管理体制改革是顺应国家政策法规以及学校自身对档案信息化管理所提出得新要求下的必由之路。随着当前社会对档案管理体系的重视程度不断加深,无论是高校自身对档案信息提取的要求还是档案管理部门之间的信息录入与对接,都朝着高效率严要求的方向发展。尤其是随着当前“信息化”时代发展的步伐逐渐加快,各项管理体制动应该随之发生变革,对于传统的纸质档案与手动管理模式来说,其工作效率与管理模式都逐渐不再能够适应当前需求。本文将结合档案管理体制的发展历程,分析档案管理体制的未来发展趋势,结合当前高校档案管理体制面临的全新挑战,制定管理模式在未来的发展策略,从而帮助高校档案管理体制实现全面的合理化建设以及管理形式上的规范化发展,为今后的高校档案管理新方法新理念的形成,提供一定程度的借鉴意义。

【关键词】高校档案管理;集中化管理;信息化管理;信息服务

引言

对于高校学生来说,大学的学习阶段是人生中个性化发展的重要阶段,而档案管理又是与个人自身发展的成果体现密切相关的,是唯一能够衡量一个人成长体系与能力概述且具备正规化的官方性量化指标,因此高校档案管理体制在信息化发展背景下能够实现自身管理体系及管理方法上的全面革新,将对于学生个人信息的录入与提取,统筹规范化管理以及实现信息统计的高效准确采集,从而通过数据指导高校相关工作的顺利开展与完善,将具有相当程度的针对性意义。

从另一方面来说,高校档案所涵盖的内容具有一定程度的保密性与先进性,代表着我国高等教育人才的最权威信息库。因此针对其功能所建立的高校档案管理体系必须要在保证档案管理工作效率进一步提升的前提下,对规范化,严格化以及安全性等方面提出更多要求。基于上述背景,如何实现高校档案信息管理体制的全面提升,使其适应新时代背景下的全新挑战,制定规范合理的高校档案管理发展策略,将是高校档案管理工作的未来发展必须要面对的问题。

1 高校档案管理的发展史

高校档案管理并不是随着我国高等教育自身的形成与发展而同步兴起的,而是形成于我国高等教育体系建立的过程中,随着社会各界对档案管理提出的多样化需求,以及国家政策法规的约束,高校档案管理体系才逐步形成。概括来说,我国高校档案管理体系的发展历经四个阶段三次革新,逐步实现了零散式档案管理体系到分散式档案管理体系再到集中化档案管理体系的转变。在这期间。我国高校档案管理工作无论是从执行效率还是管理规范化的角度都实现了划层次的提升,这一在一定程度上反映了,高校档案管理体系随着时代需求的不断变化发生机能体制上的革新,是实现高等教育可持续发展的一项必然举措。

从解放初期到上世界五十年代中期,我国的高校档案管理一直是零散而不成规模的管理方式,档案信息被依托在各种各样的管理机构当中,这也就使得档案信息得传递与录入、统计与对接都存在着一系列问题。随着50年代中期,高效纷纷建立文书档案室和科技档案室,高校档案管理工作才真正实现了一定程度上的统筹规划和分散式管理体系。随着这一次档案管理体系的改革,存在着基础薄弱、执行能力不强等问题的档案管理工作体制第一次实现了从无到有的分管管理模式。这种体制上的变革在当时带来的积极影响无疑是巨大的。

1956年国家发布《关于加强国家档案工作的决定》,《决定》明确指出,档案管理的最基本原则是集中式管理。随后又在1960年发布《技术档案室工作暂行通则》、1962年发布《机关档案室工作通则》,进一步明确了必须加强科技档案以及文书档案的规范化管理。从50年代初期至80年代中期,全国各高校纷纷加强了各自档案信息的管理力度,档案管理集中化实现了初步体现。

高校档案管理体制的第三次飞跃形成于21世纪初,旨在实现基于大档案管理理念下的高校档案管理体系的应用拓展。进一步实现了综合档案室、学生档案室和人事档案室的“三位一体”化集中管理。国家在08年发布的《高校学生档案管理办法》就是针对此项改革做出的肯定。随着这项举措,校内档案馆的职能体现更为突出,高校档案管理工作开始进入了“一馆多用”的全新思路。这对于我国高校档案管理工作的进一步发展,对档案管理工作的规范化稳定运行以及顺应大数据分析时代下的大档案管理模式的拓展,都具有划时代意义。

2 高校档案管理体制的新挑战

结合我国高校档案管理制度的发展历史可以发现,高校档案管理理念随着时代的发展实现自主革新,应该是顺应社会发展的必然趋势。如今伴随着数字化信息化时代的飞速发展以及社会群体普遍对于档案的重视程度,我国的高校档案管理体系与管理理念有一次到达了发展瓶颈。因此,基于以往针对档案管理模式的探索精神,高校档案管理体系的进一步深化改革势在必行。高校档案管理工作必须能够应对新时代下的新挑战,这种挑战不但包括顺应时代发展的社会需求,还要包括顺应中央精神的政策法规需求,最主要的是要基于档案管理工作的核心职能,保障档案信息管理模式的规范化与高效性,这对于当前我国高校档案管理工作的新内容指明了方向。

2.1 适应时代发展需求

人们通常容易把高校档案管理工作与社会档案托管部门的职能混为一谈,实际上,高校档案管理不仅需要实现档案托管部门的“存储式”职能,更要实现满足档案提取与分析录入要求的“管理”职能。换句话说,托管机构对个人档案信息只具有托管权,而高校档案管理工作除去托管职能还应具备信息的录入与更新、提取与应用以及顺应数据分析时代需求的统筹管理权限。这也就意味着高校档案管理,除了需要保证档案信息的严格保密与规范化管理,还要实现一定程度上的时效性与预测性。基于此项要求,高校档案管理工作的开展就必须要求相关的执行人员具备对数据的宏观分析与合理化构建的能力。从而确保用户需求能够得到最大程度上的满足,进一步完成通过学校的档案管理工作,能够较为明确地体现出学生群体发展现状,教学成果的影响因素分析以及未来教育工作发展规划的核心内容,从而实现以档案信息为基本点,全面指导各方面工作的针对性落实。

2.2 适应政策法规需求

国家当前在高校信息管理,尤其是档案管理方面一直以来都投入了较大精力实现统筹规划。这也就意味着高校档案管理体制的建立必须要以政策法令的要求为基本思路。从另一个角度分析,高等教育是实现国家未来人才发展战略的最重要环节。针对接受高等教育的应用型人才的个人档案的建立与完善,统计与分析,都是国家政策对高校档案管理体系提出的全新要求。与此同时,仍然必须贯彻落实对家对高校档案集中化管理的传统思路,集中资源优势,创建完善的管理体系执行方法,将是未来档案管理中长期发展规划的重要组成部分。当前我国的高校档案管理体制仍然不够健全,传统的纸质档案和人工管理的理念依旧深入人心。因此,如何建立基于大数据时代背景下的信息化管理方式,将成为各高校都必须认真面对的问题。

3 高校档案管理发展策略

基于上述各方面的发展需求,我国的高校档案管理工作发生变革的趋势愈加明显。因此如何能够实现档案管理体系的成熟建立,推动档案管理工作的稳步多元化发展,适应社会以及公众对于档案管理的新认识与新需求,是各大高校需要要列入考量范围内的讨论重点。随着高校档案管理理念的不断成熟,专家与学者们也开始针对档案管理领域开展了深度调研与分析。总的来说,高校信息管理体系的建立,在策略上应该满足三个方面的发展需求,其一是重视程度上还需进一步提高,其二是管理体制上的进一步完善,最后是先进信息管理平台的建立,这将是全面实现信息服务质量,保障档案管理工作有序开展的必然发展趋势。

3.1 提高对高校档案管理工作的重视程度

任何制度革新的成功推广所面临的首要问题通常都是受重视程度不够,高校档案信息管理的核心内涵以及在新时代背景下衍生出的多元化含义必须实现进一步的概念推广。其中一个合理化思路就是把当前高校档案管理的理念结合到高校信息管理专业的培养内容当中,使得我国的信息管理人才普遍能够认识到档案管理的先进化建设对于国家以及社会发展需求所起到的积极影响。另一方面,还要开展高校档案管理岗位的专业化培训,以当前新形势下档案管理工作的新要求为导向,进一步推动在岗工作人员的创新能力和实干精神。在体制建设方面还需要进一步扩展高校档案管理的人员数量,使其能够匹配当前档案管理工作的各项需求,从而实现全方面多角度的工作效率提升。

3.2 进一步完善档案管理机制

高校档案管理工作要作为高校建设内容的重要部分,这将意味着伴随档案管理内容的进一步扩充与职能定位的进一步拓展,常规的管理体系必须要实现一定程度上的改变。结合档案管理的固有理念,实现信息录入与提取方式的便捷化与实用性、摒弃传统手工管理的弊端,通过信息化管理体系的“取长补短”保障未来档案管理工作能够适应各类用户的需求,将成为档案管理工作的全新任务。档案管理机制的完善应该建立在便捷、时效性、随机性与全面性的基础之上。建立合理的规范化管理体系,在人员分配与工作形式上尝试进行变革,合理化运用现有资源,最大程度上提升工作效率,从而实现档案管理工作的高效有序运行。

3.3 构建多功能信息管理平台

为了更好地实现高效档案管理工作的稳步发展,构建功能强大的信息管理平台,开发具有更大处理能力的专用分析工具,将是高校信息管理水平实现飞速发展的一项重要举措。这也就意味着,学校需要引进或培养相应得专业人才,进一步增加项目开发的支持力度,贯彻科技提高生产率,保证工作质量的核心理念,在创新精神的培育与落实上加大投入,鼓励对口专业人才开展相关科技攻关项目。而且还要考虑档案管理的多元化意义,比如通过对学生的个人信息整理可以实现对学生基本情况的全面分析,并且对学生行为和发展的预测提供可靠依据。确保学生在出现各类问题时能够进行有针对性的快速处理,全面了解学生学习与生活情况,甚至实现信息收集与反馈,从而指导未来高校建设的新思路。

4 结语

当前我国高校档案管理体制虽然在三次体制革新中实现了相当大程度的飞跃,档案管理的集中性规范性和保障体系的建立在一定程度上满足了当前社会对档案管理工作的客观需求,但随着社会发展进程不断增加,档案管理体系也必须紧跟时代发展脚步,只有进一步明确档案管理工作对于未来各项工作开展所起到的重要作用,加大力度实现体制和机能上的全面提升,才能更高地把档案管理乃至信息管理的优势成功运用在未来社会发展当中,从而实现全面信息化建设。

参考文献

[1] 郎文香.高校档案信息化建设的制约因素分析[J]. 吉林广播电视大学学报2019(03)

[2] 李风雷. 高校学生电子档案数据管理探讨[J]. 科技风 2019(03)

[3] 唐 丽.探究大数据时代高校学生档案智慧化管理[J]. 科学管理

[4] 谭燕萍.我国高校档案管理体制改革历程与发展趋势[J].兰台世界,2012(08).

[5] 邱 艳.校院两级管理模式下的学生档案管理[J].兰台世界,2018(09).

郑重声明:如您要查看原文 请到知网 万方 维普收录网站付费下载

主管单位:广西师范大学    主办单位:广西期刊传媒集团有限公司 国际刊号:ISSN 2095-624X   国内刊号:CN45-1393/N   邮发代号:48-128
求知导刊杂志社采编部版权所有@未经本刊授权,不得转载本站资料,如有侵权,请联系投稿邮箱